La Función que Cumple la Gestión de Proyectos

¿Qué función cumple la Gestión de Proyectos hoy en cualquier tipo de empresa?

En todos los casos, el proyecto es la transición entre la estrategia de la compañía y los resultados que después obtiene del mercado con el que le toca operar.

El proyecto transforma las decisiones estratégicas en resultados, esos resultados justamente provienen de los mercados en que las empresas deben actuar.

La función del proyecto es obtener resultados para dar valor al negocio tanto del cliente como del proveedor de los servicios. El proyecto en sí mismo no se justifica, no tiene razón de ser, lo que le da razón de ser es el valor que después debe generar, o sea LOS RESULTADOS; mejorando los beneficios de la compañía ejecutora del proyecto, la compañía inversora, el cliente y también la empresa proveedora de servicios.

A través de la historia el hombre siempre ha hecho proyectos y estos proyectos le han aportado valor, hasta este punto no hay nada nuevo.

¿Qué será lo nuevo en la Gestión de Proyectos a diferencia de hace unos 20 años?

Desde de mi punto de vista uno de los cambios sustanciales, son las tres variables del proyecto de cualquier especialidad para cualquier tipo de empresa, sea de servicio, petrolera, minera agroindustria, farmacéutica, etc.:

1. Alcance, lo que hay que hacer

2. Calidad, lo que hay que cumplir

3. El presupuesto que tengo para ejecutarlo y el plazo, o sea el tiempo que tengo para terminarlo.

¿Cuál es la diferencia de los proyectos convencionales con las exigencias de los hoy llamados proyectos modernos?

En los proyectos convencionales costos y plazos era flexibles, lo importante era que el proyecto o la gestión del proyecto se ocupe en lograr los resultados técnicos, o sea que técnicamente el proyecto concluya en forma satisfactoria. Y si para concluir de manera satisfactoria era necesario convalidar un mayor costo y un mayor plazo, no era tan problemático; estos eran proyectos que convivían en menor o mayor grado de flexibilidad en esos aspectos.

¿Qué pasó en los últimos 20 años, sobre todo en esta última década con la gestión de proyectos?

Lo que llamamos proyectos modernos, tienen no solo presiones de terminarlos técnicamente bien, sino también costos y en muchos casos plazos, y estas son variables que hay que respetar; porque si solamente nos focalizamos en lo técnico y no se atiende convenientemente las necesidades del costo y el plazo del proyecto, lo que puede correr riesgo es el valor que mencionamos antes en este artículo, o sea, no respetar en muchos proyectos modernos, el plazo con que hay que terminar o el costo que tiene además del alcance de la calidad, poniendo en riesgo el negocio.

Este es uno de los grandes cambios; y, el otro cambio que tienen los proyectos modernos, es que hay que mirarlos desde el grado de innovación que el proyecto va a producir; si el objetivo es la creación de nuevos productos, o penetrar en nuevos mercados; esto aumenta el grado de innovación.

Hoy muchos proyectos necesitan trabajar con nuevas tecnologías que están disponibles, pero no todas las empresas que tienen que desarrollar proyectos las conocen, o todavía no las tienen incorporadas, con lo cual hoy los proyectos tienen cada vez más elevado nivel de desafío tecnológico.

¿Qué es la complejidad?, la complejidad es la cantidad de involucrados o participantes que tiene un determinado proyecto: Inversionistas, Sindicatos, el Estado, Gobierno Provincial, las Comunidades, la Opinión pública, Entes de Regulación; cuanto más involucrados tiene un proyecto, participantes o mayores especialidades, mayor es la complejidad; si a esto le sumamos la cuarta dimensión –el tiempo– que permite analizar a los proyectos es la importancia del plazo.

Hay proyectos donde el plazo es regular; donde es competitivo y el plazo urgente, es donde el proyecto tiene que resolver una situación de crisis.

Esta herramienta permite entender qué tipo de proyecto estamos desarrollando; por ejemplo, a medida que aumenta el grado de innovación, aumenta la complejidad. Cuanto más innovador es el resultado que el proyecto va a generar, es más alta la incertidumbre sobre el mismo.

La Innovación generará mayor incertidumbre, cuando el mercado, cliente o el usuario, menos conoce sobre el alcance del proyecto y su grado de innovación; asimismo, al mayor desafío tecnológico hay mayor incertidumbre; y, es esto lo que diferencia a muchos proyectos modernos con respeto a los convencionales.

Son proyectos modernos los que tienen alto grado de incertidumbre, ya sea por la innovación o la tecnología aplicada que van a generar en el mercado, cliente o usuario de la operación, y por lo tanto son de alto riesgo. A estos proyectos se les cataloga como estratégicos, porque si estos son exitosos; a la empresa que lo está desarrollando se le abren nuevos mercados, negocios, nueva forma de competir; mientras que los proyectos que trabajan con bajo grado de innovación y tecnologías conocidas, que no aportan nada nuevo al mercado, se los conoce como proyectos operativos.

Esto es lo que hay que tener en cuenta cuando uno está frente a un proyecto, entender cuál es la función del proyecto; si es una función operativa o más estratégica, porque si el Proyecto es de una función más Operativa, entonces la gestión del mismo va ser tal vez más tradicional, más acorde a herramientas conocidas en el mercado; mientras que, en los Proyectos Estratégicos, muchas de la herramientas que usamos hoy, tal vez no sirvan y necesitemos explorar nuevas herramientas, nuevas formas de encarar estos proyectos, porque los mismos, requieren mucha flexibilidad, adaptabilidad, aprender a convivir con el error, saber equivocarse.

Hay que planificar el error al comienzo del proyecto, cuando todavía la inversión en dinero es baja, o sea, en los Proyectos Estratégicos no hay peor decisión en el manejo del mismo, que aferrarse a una sola alternativa, creer que esa es la alternativa válida para la solución que se busca y a la mitad del proyecto, cuando el dinero invertido ya es muy alto, darnos cuenta que esa no era la alternativa válida, que no era el camino que deberíamos haber seguido; es ahí donde subsisten los problemas, por haber invertido demasiado dinero en algo que no es la solución buscada.

Con este artículo, en definitiva, lo que quiero es introducir un concepto que cada vez está más acentuado y presente: ¿qué es Gestión de Proyectos hoy?, es reducir incertidumbre y reducir complejidad.

Reducir el nivel de incertidumbre, implica la innovación que estoy generando, hasta el desafío tecnológico a emplearse. Reducir complejidad, significa manejar, coordinar todas la múltiples interfaces entre los diferentes interesados, y todos estos con una gran importancia de cumplir el plazo de entrega y calidad, que cada vez es más exigente.

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